Archivística ay si te pego


Para empezar un tema nuevo que en realidad no lo es del todo para mí, es la misma guerra pero con otro frente, un frente que he dejado algo descuidado para cuidar de otros que llamaban más mi atención hasta ahora acudo a la fuente de conocimiento gratis que todos tenemos la wikipedia a buscar una primera definición. Antes que esto tuve que buscar la palabreja en el diccionario para saber qué es lo que buscaba exactamente que ni eso tenía claro del todo, mira si soy descuidado.

Alguien dirá que vaya tostones que nos busca este tío pero es que esta vez busco  el tema no por simpatía al mismo el título del post da una idea aproximada de mi postura ante esta ciencia sino por necesidad propia pues aunque la burocracia en sí no me gusta forma parte importante en mi profesión actual de funcionario burocratero (en la de bloguero soy aficionado aún). Por otra parte en mi hogar atesoro montañas de papeles, algunos inútiles pero en medio hay otros que sí lo son y cuando los necesito nunca los encuentro y pierdo un tiempo precioso pues nunca nos sobra y que podría haber invertido en criticar a nuestro gobierno por ejemplo. Esto es desesperante SOS. Desgraciadamente en el momento en que inicio esta página puedo aportar poco a ella más que vicios pero puedo y pienso aprender de los demás. Como por ejemplo de este blog muy profesional y hecho por un experto aunque busco algo un poco más llano y de aficionado pero no se debe de perder de vista sus indicaciones que son muy interesantes.

En primer lugar voy a investigar como solucionaron sus problemas de papeles entidades con mucho peso burocrático como ésta universidad.

http://sar.ua.es/es/archivo/documentos/gest-doc/manual-de-archivos-de-oficina/manual-de-archivos-de-oficina.pdf

Se puede sacar del anterior documento instrucciones prácticas para poder concretar unas indicaciones previas generales que adjunto en el siguiente link que considero más útil para empezar de cero en esta materia.

http://www.scarchivistas.org/ocho-claves-para-organizar-su-archivo-digital-o-fisico/

Para empezar la faena voy a extraer la nomenclatura de claves que me va a servir para trabajar precisando el detalle de ellas que va a formar mi futuro archivo personal en principio de documentos en papel. Los archivos informáticos pueden esperar un poco pero también necesitan un repaso pero no es su momento. Como apunte sobre estos últimos que a mi parecer es importante para evitar malentendidos en el futuro nada más y los dejo deben poder ser guardados como archivo independientemente del soporte original y lo debo poder copiar para ubicarlo donde quiera[@]. Un disco no sería un archivo informático más bien un utensilio un poco plano pero no lo suficiente para considerarlo tampoco como papel  o asimilado mi archivo no será mi biblioteca que es donde colocaría discos, revistas y libros. Las copias de seguridad es otra historia más interesante para mí. No solo se trata de encontrarlos fácilmente también de asegurar dentro de lo posible que su deterioro sea mínimo y su pérdida si por desgracia ocurrieran irrelevante.

  1. Revisar y separar los documentos. Esto es una de las claves a tener en cuenta en primer lugar pues a simple vista es difícil separar lo útil de lo que no lo es pero algunas cosas piden a gritos su eliminación se puedo hacerlo cómo no. Debo crear una bandeja de reciclaje que ir limpiando periódicamente para lo que mi mano tiemble al intentar su destrucción en primera instancia. Antes de buscar lo inútil voy a deducir lo útil que me resulta más interesante. Lo inútil quedará para el último apartado. Les debo adjudicar un nombre que los identifique y pueda servir para ordenarlos. El nombre deberá contener los datos que pueda considerar identificativos para su tipo entre dos signos que lo señale sin lugar a dudas adjudicados a su categoría de entre las notas aclaratorias las que estime convenientes hacer pero sin emborronar oiga.
    Para una búsqueda particular debería llevar un registro de entradas como en este link nos explican . En el mismo registro de entrada debe haber un apartado para anotar su salida o baja para no volverme loco buscando lo que ya no está. Quedaría con un diseño tal que así…

    HOJA CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN ARCHIVO año 2013 Salida
    DATOS DE ENTRADA PROCEDENCIA CLASE ANEXO ASUNTO DESTINO OBSERVACIONES Datos Baja (Fecha, Motivo, etc)
    NUMERO MES DÍA REMITENTE LOCALIZACIÓN
     
  2. Establecer las prioridades
    Estas prioridades las dan la necesidad de aportarlos en alguna ocasión cumpliendo un plazo o requerimiento. También tener en cuenta su vida útil descartando cuando cumpla el cometido para el que fue creado.

    FASE

    FUNCIÓN

    DURACIÓN

    LOCALIZACIÓN

    ACTIVA

    Documentación en trámite.Vigencia administrativa y consulta frecuente.

    3 a 5 años

    Archivos de oficina o de gestión

    SEMIACTIVA

    Consulta esporádica. Evaluación para su selección y expurgo.

    De 3/6 a 25 años

    Archivo Intermedio (integrado en el Archivo General)

    INACTIVA

    Valor histórico y conservación permanente.

    A partir de 25 años (valor permanente)

    Archivo General

  3. Dividir el material por categorías (como por ejemplo: Académicos, salud, bancarios, vivienda, comerciales, personales, familiares, entre otros). Esto le dará una jerarquía a su archivo. Mis categorías serían: a)RECIBOS contendría los bancarios, tickets de compra y todo lo que describiera o implicara valor o transacción económicas. b) CONTRATOS describirían obligaciones y servicios a recibir ó prestar c) INDIVIDUALES tendrían un valor identificativo y biográfico para una persona dentro del grupo del que se ocupa el archivo. Pueden ser por ejemplo socios, trabajadores, familiares, lo que se nos ocurra. d) UTILES Guías, Manuales, Mapas, Datos de Agendas de Contacto o blocs de notas que puedan servir en el futuro y en cualquier caso con formato plano e) EVENTUALES Pueden ser recordatorios sin un interés práctico, tarjetas de invitación, fotos, un acta de una reunión, una entrada a un concierto, etc.
  4. Orden alfabético, la mejor salida con alguna excepción.  El problema aquí es sobre qué palabra aplicar dicho orden alfabético. En contratos puede ser sobre el nombre del prestatario del servicio. En individuales no hay duda sobre el nombre del individuo. En recibos no es conveniente usar el orden alfabético es más práctico el orden temporal por la fecha de pago que suele coincidir con impresa si no es el caso debe colocarse la consigna “PTE” (esto es pendiente) usaré más concretamente el nº de semana dentro del año al que corresponde el valor de fecha indicado, el orden alfabético complicaría el archivo innecesariamente con múltiples carpetas mejor una sola carpeta para todos ellos agrupados por semanas. Para buscar el ticket de algo en particular habría que buscar en torno a la fecha en que se pagó dicho ticket. Sería de utilidad anotar dicha fecha en el manual de los aparatos que tienen siempre garantía y puede ser necesario rescatar el ticket en caso de avería a reparar en el periodo de garantía.
    En los Eventuales el orden alfabético no sería de utilidad. Hay que separar para todos ellos dos bloques según el documento en cuestión sea merecedor de ubicarse en mi agenda de mano o no según que el evento,utilidad, necesidad identificativa o de justificación sea reiterativa en el tiempo y quiera tener a mano recordatorio del mismo para la fecha en que se repita ó simplemente a mano para cuando se pueda repetir si no tiene fecha fija. Para los documentos eventuales que no necesite tener a mano no aprecio que sea necesario ordenarlos de ninguna manera el tiempo empleado en buscar entre ellos me servirá para recordar tiempos pasados que no está mal de vez en cuando, para comprender el presente y prepararse mejor para el futuro lo mejor es estudiar el pasado.
  5. Protección de la información
  6. Algo básico y útil: marcar carpetas. A cada Bloque de archivo voy a asignar un símbolo fácil de hacer y relacionado con su contenido. Para los contratos aquí se colocaría el prestador del servicio [>] aquí se colocaría el asistido, se puede distinguir quien es quien según quien sea quien pague las facturas y nóminas que en consecuencia se creen y vayan al correspondiente archivo de recibos [$] que me perdone el euro este me pone más. Para los útiles dejaré la [H] de herradura. Para documentos individuales [*] si es que no somos nada, un puntito en el universo. Para los eventuales voy a tomar la [#] la almohadilla por lo las fiestas de pijama y eso. Utilizarlo para marcar los documentos es una manera intuitiva de gestionarlos leyéndolos a fondo una sola vez para temas ordenatorios por supuesto.
  7. Espacio ideal para evitar deterioro.
  8. Ordenar cada día y botar lo inservible. 

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